Sección: Correo

Nivel: Intermedio

Una de las funcionalidades más interesantes de GroupWise para estar informado acerca de los mensajes pendientes de entrega es la notificación de “transferencia aplazada”, para elementos que no pudieron ser entregados de forma inmediata. Esta funcionalidad es importante por cuanto le permite al usuario remitente del mensaje saber que un determinado elemento no ha podido ser entregado de forma inmediata, que es el modo de operación normal del cliente de GroupWise.

Lo malo de mantener esta opción habilitada es que luego de cada nuevo reintento del agente GWIA por entregar el elemento, este genera al usuario un mensaje de aviso indicando que la entrega continúa aplazada, haciendo que en ocasiones el usuario se desespere con tantos mensajes con el mismo asunto.

A continuación presentamos una forma de conservar dicha funcionalidad habilitada, sin que al mismo tiempo los mensajes estén llenando el buzón de entrada. Para esto se requiere seguir tres pasos: 1) crear un directorio titulado “Transferencia Aplazada”; 2) Colocar este directorio en el grupo de “Favoritos”; y 3) Crear una regla que mueva dichos mensajes al directorio creado en el paso 1. De esta forma el usuario podrá tener una alerta visual sobre los mensajes con trasferencia aplazada sin que los mismos estén ocupando espacio en el buzón de entrada. A continuación indicamos los pasos requeridos.

1. Crear un directorio titulado “Transferencia Aplazada”.

Para crear un nuevo directorio -debe ser de tipo personal- se puede hacer de dos maneras: 1) Archivo | Nuevo | Directorio… escoger Directorio Personal, hacer clic sobre el botón “Siguiente”, definir el nombre para el nuevo directorio y la ubicación del mismo. Recomendamos que el directorio se encuentre a la derecha o debajo del buzón de entrada, para que sea fácil localizarlo posteriormente. 2) Ubicar el puntero del ratón sobre el icono del buzón de entrada, hacer clic derecho y escoger “Nuevo directorio”, y seguir las demás indicaciones mencionadas anteriormente.

2. Colocar el directorio “Transferencia aplazada” en el grupo Favoritos.

Este paso tiene como objetivo mantener a la vista del usuario el directorio “Transferencia aplazada”, de tal forma que se pueda visualizar tan pronto como el mismo empiece a contener nuevos elementos. Para completar esto, siga estos pasos: seleccione el directorio “Transferencia aplazada” creado en el paso anterior, haga clic derecho y escoja la opción “Agregar a favoritos”. El directorio aparecerá inmediatamente en el grupo de directorios favoritos, tal y como se muestra en la siguiente imagen. La forma de determinar que dicho directorio contiene nuevos elementos no abiertos, es porque aparece un icono en forma de sobre de correo al costado derecho del nombre del mismo.

3. Crear una regla que mueva los mensajes al directorio “Transferencia Aplazada”

El tercer paso es el más importante y delicado, ya que de la forma cómo se defina la regla, depende que los mensajes se muevan al directorio correspondiente. Estos son los pasos: A) Vaya al menú Herramientas | Reglas. B) En el cuadro de dialogo emergente haga clic sobre el botón “Nueva” y defina un nombre para la nueva regla. Adicionalmente en la sección “Cuando el evento es…” seleccione “Nuevo elemento” y “Recibido”. En la sección “Si la condición es…” marque la casilla “Correo” y haga clic en el botón “Definir condiciones…”. En el cuadro emergente escoja la opción “Asunto” en el primer cuadro desplegable; “Contiene” en el segundo cuadro a la derecha del anterior; y escriba “transferencia aplazada” en tercer campo disponible. Haga clic en el botón “aceptar” para volver al cuadro de dialogo principal de la creación de reglas. En la sección inferior de dicho cuadro, titulada “La acción es…” haga clic en el botón superior “Añadir acción” y seleccione la opción “Mover al directorio”. En el cuadro de dialogo emergente navegue hasta el directorio creado en el paso 1 y márquelo. Al volver nuevamente al cuadro de dialogo principal de creación de reglas haga clic en el botón inferior “Guardar”. Una vez definida la regla, el usuario debería tener una regla definida similar a la siguiente  imagen.

De esta forma, las próximas veces que un mensaje se quede en “trasferencia aplazada” usted podrá estar informado de tal hecho, sin que dichos mensajes interrumpan su trabajo normal.